2. 要約しながら書く
先ほど「会議の進行とメモの作成スピードを一致させること」と書いたが、発言をまるごと一字一句記録していたらとてもじゃないがオンタイムでの議事録作成は無理だし、それを読み返しても何を言っているのか伝わりづらい。大切なのは「発言の主旨を理解し、一言で置き換える」という、要約する力。誰しも発言する文章というのは話しながら結論を考えているので、ムダで不要な単語や寄り道の話題も多く、実に何を言いたいのか分からないことが多い。加えて「ですからー」とか「私はですねー」などの、それ自体が意味を持たない合いの手のような言葉も全体の3割程度は存在している。なので発言を聞きながら「この人はきっとこんな論旨を展開しそうだ」とか「さっきはこう言っていたから、きっとこんな話題になるだろう」という予測を立てて議事録を作成していくことが2番目のコツ。慣れてくると誰かが話し始めるとメモを先に書き終えて発言がその後に終わり、内容はだいたい一致、というプチ預言者的な状態を経験することも十分に可能。まあ日本語という語学は結論を後に持ってきがちなので、文脈を理解すれば最後まで聞かなくても発言の主旨が読み取れることは多いはず。
またこれは少し上級テクニックなのだけれど、会議全体の結論を自分の持っていきたい方向に促すことが、議事録作成者が持っている権限であり、見えない権力だと私は思っている。どんなに会議が白熱しても人の記憶というのは曖昧なので、優先順位はどのようになったのか、誰が何の担当でいつまでにどれをするのか、など細かい決定事項やニュアンスというのは記録を読み返さないと認識できないもの。会議がグダグダになった時や、少し自分の想定している方向からズレた時には、議事録を自分の望む方向へ少しだけ立て直してあげれば良い。見返した参加者の皆さんは「うんうん、こういう話だったかな、そうだな･･･これでOK」と、議事録に記された内容と導き出されている結論が合理的でありさえすれば、実際の会議がどうだったかよりも優先される。嘘だと思うなら、ぜひ一度トライしてみて欲しい、驚くほどに自分のコントロールが効き、また議事録の重要性を感じる場面に出会うはずだ。
