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【おすすめ】会議中のメモ(議事録)のとり方テクニック3選

芦沢壮一 芦沢壮一


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新入社員の皆さんもそろそろ職場に慣れてきた頃。ふと先輩社員から「今日の会議、議事録とってくれる? よろしく!」などと気軽に振られる場面も出てくるはず。「ぎぎ議事録って何だ? 何をすればいいの??」と右往左往しないために、会議メモ=議事録の基本的な理解と、加えてどのように作成すると意味ある仕事につながるのか、ちょっとしたコツをお知らせします。マスターすれば先輩社員をもしのぐ「議事録マスター」になれるかも・・・。

1. その場で書く

そもそも議事録とは会議の発言内容を参加者で共通に認識し、また参加できなかった人にも知らせるための記録のこと。後で「言った言わない」や「会議と違うことをやろうしている」などと揉めそうな時などに振り返り、そうじゃないよね、こうだよねと意思決定のサポートをするために使うもの。国会でも必ず記録しているし、カイシャでも役員会にはじまりちょっとした会議でも議事録は日常的にとられている。最低限必要な項目は「開催日時」「場所」「参加者名」「議題」「議事進行(発言者と発言内容)」「結論」の6点。後で時間が経った後でも、確実に会議が開催されていたこと、そして誰がそこに参加して何について議論したのか、その経緯と結論は何だったのかを客観的に知ることのできる手段。

そんな議事録のとり方テクニックの1つ目は「会議の最中に、その場で完成させる」こと。会議に参加しながら手書きメモをとって、後から書き起こすのは二度手間で時間の損失。記憶も既にその時点であいまいになったりするので、後から作るのはデメリットしかない。会議の際に「議事録、私とります~」とメンバーに名言すれば、会議中に一人でカシャカシャパソコンを連打していても周囲は認めてくれる(話し合いが停滞している時には、すき間時間活用でメールチェックとかもできたりするし)。

議事の進行にしたがい、誰が何を話したかを端的に記録していく。とにかく、会議の進行とメモの作成スピードを一致させること。かなり集中していないと「数分前の議論を書き起こしながら、同時に今現在の議論を片耳で聞く」という聖徳太子状態になってしまうので、集中力を高め維持することが大切でまたそのトレーニングにもなる。

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