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【おすすめ】会議中のメモ(議事録)のとり方テクニック3選

芦沢壮一 芦沢壮一


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3. その日のうちに共有する

上記のように「その場で書く」「要約しながら書く」ことで、会議が終わると同時に議事録の骨子はあらかた出来上がっている。あとは誤字脱字や固有名詞などの確認、レイアウトを直せば立派な議事録の完成だ。これを「その日のうちに」参加者全員宛にメールで送ることをお勧めする。そうしないで、例えば木曜日の会議を週明け月曜日や火曜日に共有することで何が起こるかというと、発言者の誰かが「そもそもこの課題は、こんな結論とすべきではない」や「他の案件を優先したいので見送ろう」「私が言いたかったこととは根本的に違う」など、ちゃぶ台をひっくり返すような反応をすることがある。時間を与えると、人はムダな思考に時間を割いてしまう習性があるためだ

会議で守るべきことの大前提に「前の結論を簡単にひっくり返さない」というものがある。議論というのは前の結論の上に新たな議論を重ねていくもので、論理的に思考を深めていくには当然のルールだ。しかし時折見かけるのは参加者のたった一人の素朴な発言「これって、やっぱりどうなんでしょう・・・?」に対して周囲が過剰反応し、もう一度前の議論をやり直すという労力のムダ以外の何物でもない時間。このような悲しく無意味な展開を避けるためにも議事録は有効に作用する。

その為には、会議から間を置かずに議事録を参加者全員に送り「発言に訂正のある方はいついつまでに返信ください」としておくことだ。すると、本当に訂正のある人からは連絡をいただけ修正できるし、そうでない人たちにも記載している内容を「これで異議なし」と意思確認でき、いわば言質を取った状態となり議論のひっくり返しを避けることができる。というのも「議事録にこのように書かれていて、あなたも賛同していますね」という事実に勝る論理はないからだ。スムーズな同意を得るために、議論から間を置かずに共有・確認することが3点目の議事録作成のコツだ。

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ということで、たかが議事録、されど議事録。ただの会議メモにもノウハウと効果が存在していることがお分かりいただけただろう。議事録を制する者は議論を制し、ビジネスを制す。さあ新人諸君、議事録作成が楽しみになってきた??

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